これからのビジネスはメールより「チャット」がスタンダードになるかも知れない

かつては仕事上で必要な連絡はすべて電話で行われていましたが、もはや特に緊急でない限りは「メール」を利用するのが当たり前の時代になりました。これは同じ組織内でのやりとりも同様ですね。しかし、これからの時代は「チャット」を活用する機会も多くなっていくのかも知れません。

「チャット」と聞くと、どちらかといえば前時代的なイメージをいだく人も多いかも知れませんが、最近ではすべての年齢層で利用者が広まっている「LINE」もチャットの一種と言えますね。

チャットのよいところは、以下の点に集約できるかと思います。

連絡事項がたった１回の往復だけで、要件が完了するのであればメールでもよいですが、何度もメッセージのやり取りを交わす必要がある場合は「電話の方がはやい！」ということもあります。そんなケースでは、実はチャットを利用したほうが効率的です。いわば、メールと電話の「いいとこどり」とも言えます。

親しい間柄であれば、それこそLINEを利用するのもアリですが、仕事で活用する場合はセキュリティもしっかりとしたビジネス向けのサービスを利用した方がよいでしょう。

無料のサービスを含めて、すでにさまざまなチャットツールが広がっていますが、よく知られたサービスだと以下のものがあります。

Skypeにもテキストでのコミュニケーション・ツールがあるためビジネスチャットとして利用できます。しかし、基本的には音声やビデオなどによるコミュニケーションの補完的な機能ですので、多少違った性格になります。

どのサービスも基本的には似たような機能がありますが、各サービスごとにそれぞれ特徴がありますので、実際に使ってみるのがよいでしょう。

Chat Workの例

例えば日本発のビジネスチャットサービス「Chat Work」だと、月額無料のフリープランがあります。グループチャット数やビデオ通話は１対１のみなど制限がありますが、軽く使う分には十分でしょう。

Chat Workは、パソコンやタブレットのほかスマートフォンからでも同様に利用できます。

グループのメンバーは、テキストでやり取りを行うほかにもワードやエクセル、画像ファイルなどをチャット上で共有でき、グループ内のメンバーが自由にダウンロードすることができます。

また、チャットでのやり取りで生まれた「タスク」を管理したり、ビデオ通話や音声通話もできます。

さまざまな機能がありますが、「メッセージの検索」機能は非常に便利なようです。過去のやり取りが保存されており、キーワードで検索すると過去の履歴から探してくれます。チャットを使うメリットを最大限に利用する機能かも知れません。

チャットサービスでは、メッセージが届くと通知アラームで知らせてくれる機能があります。しかしすべてのメッセージで通知があるとちょっと煩わしいかも知れません。Chat Workでは、重要度の高いものだけに限って通知するように設定できる機能がある点が便利かも知れません。

ビジネス用の連絡ツールとしてメールは完全に市民権を得ていますが、テクノロジーの発展とともに世の中は日々変化しています。これからはチャットがメールに代わってビジネスの現場におけるスタンダードツールなっていく可能性もあるのではないでしょうか。