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自分が作成した文書に含まれるミスを完璧に見つけ出すためすべき3つの方法

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報告書のような長めの文章はもちろんのこと、比較的短めの内容の資料作成やメールのようなものでも、必ずやることは「校正作業」ですよね。ミスの許されない文書であるほど気を使って、何度も読み直して誤字脱字や内容そのもののチェックを繰り返すと思います。

しかし、自分で校閲作業をしていてもどうしても細かなミスをなくなりません。特に誤字脱字のようなケアレスミスは気付きにくいものですよね。

一方、他人が作成した文書のチェックを引き受けて校閲作業をしてみると、とても細かなミスであっても見つけやすいことは、誰でも経験していることだと思います。

「そんな細かいことまで!」と嫌な顔をされるくらい微々たるミスであっても逃さず見つけられます。いったいどうしてなのでしょうか。

理由はともかく、人間の脳はそういうふうにできているようですね。別に「あいつのミスを絶対見つけてやるぞ」と意気込んでいるから異様な集中力が発揮される、というわけでもないでしょうが・・・。

いずれにしろ、自分で作成した文書のミスは見つけにくいもの。これは事実のようです。

かつて、技術の権利関係を扱う事務所にいたときは、作成した書類は2人がかりでダブルチェックをするようにしていました。これは、どちらが作成した文書でも同様に行っていました。

しかし、いつでも誰かに校閲を頼んでダブルチェックが可能なわけではないですよね。誰かにチェックを依頼する場合でも、もちろんできる限りは自分で校正してからになります。

そんなときに、どのようにすれば、なるべくチェックもれなく校正作業を行うことができるのでしょうか。

最も効果的であるスタンダードな方法は、「プリントアウト」することです。

印刷してチェックする

パソコン上で文章を作成後、自分で読み返してみてもどうしても自分で作成したものですから、バイアスがかかってしまって間違いを見落としがちになります。

ところが、一度プリントアウトした紙の文書をあらためて読んでみると、なぜか自分が作成したというバイアスが取れて、冷静な目で見ることができます。

このようにすろと、他人が作成したものをチェックするときのように客観的に校閲作業をすることができます。

プリントアウトした文書を読んでミスを見つけたら赤ペンでチェックしておいて、最後まで作業が終わったらパソコンで元のファイルを修正します。

そうしたら、必ず再びプリントアウトして校閲作業を行います。すると、チェックもれが見つかるケースがよくあります。再び赤でチェックして、もう一度、元のファイルの修正、そしてプリントアウト。

このように、ミスが見つからなくなるまで校閲作業を繰り返すことで、かなりのレベルまでミスがなくなります。

ちょっと手間のかかる作業にも感じますが、わりと長めの文章だったりミスが許されない書類などであれば、おすすめの校閲方法です。

校閲前に他の作業をはさむ

自分で作成したというバイアスをなるべく取り除くために、より簡単かつすぐに行える方法は、校閲前に何らかの作業を間にはさむことです。

文書を作成し終わってからすぐに読み返すよりも、例えば一度ファイルを閉じて、コーヒーブレイクをしたり他の資料を作成したり、あるいは誰かと打合せをするなど、何か別の作業をします。そうしてから、再び作成したファイルを開いて読み直します。

そうすることで、一度頭の中を別のことに置き換えることができるので、冷静な目で文書の校閲を行うことができるようになります。

メールなどですぐに送信しないといけない場合であれば、例えば隣に座っている同僚にひと言ふた言ジョークを飛ばす程度でも構いません。一度、頭の中を切り替えることが大事です。

後ろの方からチェックする

もう一つ、意外と効果的な校閲の方法は、読み返す順番を変えてみることです。

自分で校閲をしていてミスを見逃してしまう原因として、最もやりがちなことは、読んでいるつもりが目だけ流れてしまうこと。

自分で作成した文書ですから、当然ながら内容は完全に把握しています。そのため、書いた内容を細かく確認する必要があるにもかかわらず、単に目だけで追って終わらせてしまいがちです。

そこで、前から順番に読んでいくのではなく、あえて「後ろから」読み返すということで、この流れを断ち切ります。

順番が変わるので、頭の記憶に残っている文書とは違いが生まれて、頭の中に違和感が生じます。内容も前から読むのと比べると自然には入ってきません。

そのため、自然と文書を読む集中力が上がってきて、より細かく精度の高い校閲作業ができるというわけです。


日々の仕事の中で作成すべき文書は、長いものから短いものまで含めれば意外と多いですよね。

ひとまとまりの文章のほかにもデータ入力なども含めれば、特にデスクワークが主体の仕事であればほとんどが文書作成といっても過言ではありません。

その中には絶対にミスが許されない類の書類も含まれています。もし、可能な限り自分で完璧な校閲作業をするのであれば、やはり何らかの工夫はした方がよいですね。

まずは、この文章の中に誤字脱字などのミスが含まれていないことを願っているしだいです・・・。

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